首先就是要熟悉办活动的会场状况，问清楚具体的会议流程，以便做好准备不错过拍照的时机。在会议开始之前，可以拍摄活动的宣传板或者大背景板，以及会场里一些摆设或者布置的小细节，还有布置好的会场的无人全景，留作存档资料。
会议开始之前，领导们到场、入场，礼宾接待和签到的一些精彩瞬间一定要拍摄下来。
主持人和台下前一两排的重要领导或者赞助人一定要有侧面和正面的照片。上台讲话的领导人一定要多拍几张照片，讲话的、微笑的，重要的手势或者节点一定要拍到，而且是要近景远景每种至少三四张。
再就是要抓拍一些会议气氛和场景照片，因为台下的人 一定要拍，表现会议的大气和严谨，所以尽量是站在会场的四个角各拍几张，在会场后面的两个角要弱化听会议的人，彰显讲话的人，站在前面两个角主要是凸显听会议的人的多和整体的秩序好，营造一种很大气的氛围的感觉，最好是抓拍到所有人认真听或者记笔记以及拍手鼓掌的动作。