要组织策划一场成功的大型活动，往往需要提前几个月进行规划准备。不过即使准备得再充足，想要成功办好一场大型活动也没那么简单。我们尊义会议作为杭州活动策划公司，接下来与大家分享一个组织大型活动的“六步法”。
1. 确立活动的主题
每一个活动都首先需要一个主题和目标来驱动整个活动的筹备，定位自己的关众或是参与者，以及邀请嘉宾和进行市场推广。举例来说，如果你要举行一个商业会议，比如某个特定行业的国际会议，可能就会有这个行业的龙头企业或者是想要成为龙头的企业对你的会议产生兴趣，它们可能会想要通过赞助你的会议来在会议期间对它们的产品进行宣传。
2. 选择场地
场地的选择主要取决于你的活动规模，你需要考虑参与者的数量，以及有可能出席活动的来宾的身份，另外你还需要考虑是否有厂商需要一块额外的展示空间展示它们的产品。
如果你的活动会有一些vip参与，那么场地的位置和设施同样也很重要，最好找一些比较有名的场地，确保设施和服务都不会有问题。另外，在做决定之前，最好能够多找几个场地，并亲自检查下它们的位置，服务，环境以及价钱，比较之后再做决定。
3. 市场营销
一场活动的市场营销算是所有活动组织环节中最关键也是最具挑战性的环节了，并且也是衡量一个会活动是否成功的关键指标。因为市场推广的强度和力度会直接影响研讨会的参与人数， 并决定这次活动的成功与否，以及组织者的盈亏。这意味着活动的定位和营销策略都必须朝着一个目标，那就是吸引尽可能多的参与者。
大多数情况下，活动组织者都应该有一大笔预算用于活动的推广，比如在报纸、杂志、电台、电视和网络上打广告来宣传活动，或是向媒体发公关稿，来对活动进行预热，除了这些，还可以考虑在一些人流密集的区域投放户外广告。但是要注意，投放报纸和杂志广告时，要先对报纸和杂志的受众进行了解，确保它们和你们的活动的受众存在重合。同样，户外广告要设计的够吸引人，让受众可以一眼看出参加这个活动的好处。
4. 与赞助商合作
邀请一些大牌的赞助商参与活动的组织可能帮助会议更好的启动并削减你的成本，赞助商同样也会帮你做一些市场推广，因为对它们来说，它们也希望它们的产品能够得到更多的曝光，除此之外，你还可以用展览空间作为交换让它们帮你搞定场地。还有一些赞助商需要在会议期间给所有与会者一些它们公司的信息，还有一些会把它们的产品作为礼品派送给与会者。
5. 联络嘉宾
如果没有人来，或者没有嘉宾愿意参加，这场活动是不会成功的，所以邀请一些有影响力的嘉宾是非常重要的，他们会给带来更好的宣传效果。。事先联系他们并与其沟通其演讲稿，给他们提出一些改进的建议，同时估计参加活动的观众人数，询问他们是否有什么特殊的需求，比如需要投影仪，或者是额外的麦克风与观众进行互动，并提前准备好这些东西。
6. 会议日——准备，签到，接待，反馈
所有的会议，基本上80%的工作都在计划和准备阶段，相比而言，会议当天的几个小时或者几天要轻松的多。在会议开始前一天，你需要提前探查场地以确保一切都已安排就绪，包括麦克风、投影仪、视音频系统，都必须在你的检查清单中。同样，你还需要准备一个打包清单以确保所有需要的东西都已经在会议前运到了场地，会议相关的人员也应该有一个分工列表，谁负责座位，谁负责会场装饰、海报张贴等等。
在会议当天，所有工作人员必须提前至少一个半小时到场，并且必须准备提前准备好接待观众入场，同时必须在门口安排人员以确保只有经过授权的人才可进入会场。姓名贴纸、小礼物以及会议日常等等也需要提前准备好，然后由迎宾讲观众带到他们制定的座位上。